"Писклявое колесо получает жир».
                                                                                          (аксиома инспектора экспедайтинга)
Экспедайтинг?
                              Экспедайтинг.
                                                                   Экспедайтинг!

Проблемы вечные, как мир

По данным проведенных в США исследований, примерно треть мировой экономики сегодня является проектно-ориентированной, предприятия ряда отраслей полностью строят свою деятельность на управлении проектами. Выбор проектной технологии управления диктуется желанием иметь «ложку к обеду» - в этом проявляется сугубо прагматичный подход бизнеса.

Одна из основных проблем в управлении проектами - завершение их в намеченный срок. По оценке различных источников только 5-7% проектов являются успешными.

Конкретные причины постоянных срывов сроков проекта могут быть различны. Однако в итоге все они сводятся в три группы: дефекты планирования проекта (авантюрные сроки - «главное - выиграть тендер!»), задержки финансирования, неэффективное взаимодействие заказчика и подрядчика.
Реальная статистика компаний не раскрывается, что лишний раз подтверждает неблагополучие в этой области. Операционная деятельность также принимает проектный характер, когда каждый контракт рассматривается как проект.

В некоторых проектах приоритетным по значимости показателем успешности проекта может являться качество продукта. И здесь, при наличии стандартов, сертификатов и других внешних атрибутов не все и не всегда так гладко. Публичная статистика выявляет лишь вершину айсберга. Удовлетворенность же заказчика определяется не только качеством конечного продукта, но качеством выполнения проекта. Обеспечение качества проекта - комплексная задача, требующая постоянного внимания всех участников проекта, прежде всего, заказчика.

Если проблемы внутренних проектов более управляемы, то ситуация усложняется, когда привлекается внешний исполнитель даже и не один, а также в случае, если проект носит многостадийный, длительный и распределенный характер. Внешний подрядчик - игрок со своими интересами, сложностями, методами работы, «тараканами в голове» и «скелетами в шкафах». Заказчику сложно разобраться в особенностях работы контрагентов и важных аспектах исполнения заказа, он не обладает всем спектром необходимых знаний предметной области поставщика. К тому же с течением времени меняются люди, меняются приоритеты, могут изменяться и рыночные условия. Все эти факторы не могут не сказаться на проектном результате, сроке и качества проекта. Особенности внешнего подряда проявляются и для структур типа «холдинга», хотя арсенал не рыночных рычагов влияния в последнем случае больше. При этом ответственность с Заказчика и топ- менеджеров за успех проекта не снимается.

Для проектов такого типа, когда в создание конечного продукта включены поставщики из разных отраслей, расположенные в различных регионах, организация контроля и мониторинга выполнения проектов является ключевой, а управление рисками станет важнейшей частью работы проектных менеджеров. И чем сложнее производственные цепочки поставщика, тем выше потребность получения достоверной информации о процессе выполнения проекта или заказа.

Total Technical Expediting - всеобщее техническое сопровождение

Технология Total Technical Expediting (далее - «экспедайтинг») известна и применяется почти повсеместно. В Японии, она является частью идеологии развития поставщика Заказчиком с целью приведения стандартов качества и организации производства к единым требованиям Заказчика. В США - это система мер, направленная на сокращение срока выполнения заказа. Для этих целей может быть оказана помощь поставщику в приобретении необходимых для выполнения заказа комплектующих изделий, установлены надбавки к цене и др., используется командирование "толкачей". В Европе различают несколько видов экспедайтинга: technical expediting - техническое курирование и сопровождение проекта или заказа, expedite priority - способ диспетчеризации работ по приоритетам и expediting, как ускорение хода выполнения отдельных закупок, поставок, работ или заказов. Известная компания Moody International определяет экспедайтинг как отслеживание хода производства и отправки продукции с целью получения и предоставления Заказчику достоверной информации о выполнении графика реализации ключевых стадий производства.

Экспедайтинг может рассматриваться как часть и практическая реализация группы процессов мониторинга и контроля в управлении проектами. «Группа процессов мониторинга и управления состоит из процессов, требуемых для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности выполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений. Основное назначение данной группы процессов состоит в том, что исполнение проекта контролируется и измеряется регулярно и тщательно, с тем, чтобы выявить отклонения от плана управления проектом» (PMBOK 4th Edition).

Почему же экспедайтинг востребован? Чтобы обеспечить успех проекта заказчик вынужден действовать всеобъемлюще, что не только требует соответствующих ресурсов, но просто трудно для реализации. Заказчик не является, да и не должен являться специалистом в области деятельности поставщика или подрядчика. Конечно, можно включить в постоянный штат знающих и опытных специалистов различных отраслей, но эффективен ли такой подход, даже если компания очень большая и богатая? Для решения сложной задачи Заказчик и поставщик согласовывают привлечение третьего лица - компанию-диспетчера, специализирующуюся в этой области. Непосредственно выполняют функцию экспедайтинга инспекторы - специалисты в области планирования и управления производством, проектирования, качества и технологии. Их основная задача предоставить своевременную, достоверную и объективную информацию о ходе проекта или выполнения заказа. При отсутствии таковой можно только догадываться, что происходит на предприятии поставщика.

Цели экспедайтинга определяются спецификой проектов. Например, в проектах, где недопустимы дефекты, основные усилия инспекторов сосредоточены на мониторинге технологического процесса и технологической дисциплины, выполнение поставщиком стандартов качества. Для проектов с приоритетом срока основное внимание уделяется ходу производственного процесса, его стадиям, своевременности запуска операций, наличию запасов и т.п. Кроме того, границы экспедайтинга могут быть различными: от охвата всего операционного цикла, до его отдельных этапов, от конечного изделия, до его деталей или узлов. В структуру экспедайтинга могут быть включены не только функции мониторинга расписания и уровня качества, но стоимости. Объект экспедайтинга и его границы определяются техническим заданием и контрактом между Заказчиком и компанией- диспетчером. В контракте также определяются требования к отчетности по мониторингу, содержанию и срокам ее предоставления. В целом экспедайтинг способен выявить ошибки проектирования, дефекты оборудования и материалов, погрешности наладки и пуска оборудования в эксплуатацию.

Как работает инспектор ?

В своей работе инспектор использует технические требования и спецификации, договор на поставляемую продукцию, национальные стандарты, технические условия и требования Заказчика, определяемые спецификой его деятельности в конкретных условиях. Мониторинг статуса заказа или проекта инспектор осуществляет на основе утвержденных и согласованных календарно- сетевых графиков, списка контрольных событий, цикловых расписаний, технологического процесса и др. с применением технологии риск- менеджмента. Очень эффективным элементом мониторинга является личное присутствие инспекторов на предприятии изготовителе, его непосредственное участие в контрольных измерениях и испытаниях.

Хороший инспектор непрерывно задает вопросы: «Вы можете работать сверхурочное время? Сколько Вы можете сделать через час? В какой операции изделие? Сколько операции остается закончить? Сколько изделий будет сделано за день? Сколько Вы можете отправить немедленно? Хороший инспектор должен всегда добиваться приемлемого ответа от ответственного лица. Для этого он поднимется вверх по инстанциям поставщика, пока он не получит приемлемый ответ. Такая настойчивость оправдана, ведь поставщик работает в привычном для него темпе, со многими заказчиками, имеет свои приоритеты, его производственные возможности не остаются постоянными.

Инспектор не является только надоедливым наблюдателем. Инспектор, как непредвзятый наблюдатель, способен находить и предлагать варианты ускорения работы или уменьшения проблемы отставания. «Есть альтернативный способ решить проблему? Может ли другой поставщик может осуществить поставку более быстро?» Заказчик через инспектора вовлекается в эту стадию, чтобы искать другие варианты выполнения поставки в срок.

Инспектор - это опытный аналитик, он не ждет «пожара», он ищет первопричину задержки, его действия направлены на оказание помощи и поставщику в совершенствовании процессов проекта. Если первопричина ошибки - поставщик, должен быть востребован план корректирующего действия, и до принятия решения должны быть исследованы другие альтернативы.

Что получает Заказчик? Заказчик получает ...

Скорость изменений в мире бизнеса возрастает. Глобальная конкуренция стала обыденностью. Возможность для выбора расширилась. Все это хорошо. Но есть и «ложка дегтя». Ориентироваться стала труднее, выбор поставщика не может уже основываться только на «конкурсе», длительные отношения становятся роскошью, ошибки обходятся все дороже, время на ошибку просто нет! Гибкость, мобильность, временность в альянсах - характерные приметы времени и тенденция поведения на обозримое будущее. Проектный подход становится преобладающей парадигмой управления в условиях динамичной и неопределенной среды бизнеса.

«Управление поставками и аутсорсинг вышли на передний план в проектном управлении. Компании используют принципы проектного управления для создания ясной картины в работе с подрядчиками и компаниями на аутсорсинге, используя навыки управления расписанием, рисками, требованиями и качеством». ( Ward, J. LeRoy. 10 тенденций проектного управления в 2010 году. PMprofy. [Online] http://www.pmprofy.ru/content/rus/212/2124-article.asp).

Объективная, достоверная и своевременная информация о ходе выполнения заказа и независимость результатов экспедайтинга от интересов участников проекта позволит Заказчику:

• держать под контролем ход выполнения проекта (заказа), выполняемого подрядчиками независимо от их количества и места дислокации;
• влиять на ход проекта с упреждением на ранних стадиях развития кризиса проекта;
• экономить затраты на постоянных штатных сотрудников широкого спектра специализации для периодически возникающей потребности в контроле.

.... реальный контроль за сроками и качеством поставки.